서류보관, 사무실에 쌓인 상자를 어디로 옮기면 좋을까요?
수납장을 하나 더 놓았는데도 사무실이 금세 비좁아지는 경우가 있습니다. 매일 사용하는 업무 자료 옆에 몇 년 전 서류까지 함께 쌓여 있기 때문입니다. 오래된 상자는 자주 열어보지도 않으면서 책상 옆과 회의실 한쪽을 계속 차지합니다. 그렇다고 필요할 때 찾아야 하는 서류를 공간이 부족하다는 이유만으로 버릴 수는 없습니다.
이럴 때 필요한 것은 서류를 더 촘촘하게 넣는 방법만은 아닙니다. 사무실에 남겨야 할 서류와 별도로 보관해도 되는 서류를 구분하고, 오래 두어도 괜찮은 전문적인 보관공간을 찾는 것이 먼저입니다. 서류보관을 위한 개인창고를 잘 활용하면 업무에 필요한 자료는 가까이 두면서 사무공간도 보다 여유롭게 사용할 수 있습니다.
매일 사용하는 서류와 오래 보관할 서류를 나눠보세요
매일, 매주 사용해야 하는 서류는 당연히 사무실에 두고 쓰는게 맞습니다. 하지만 재무제표 등 당장 필요하지 않더라도 법적으로 의무보유기간이 있는 서류들의 경우에는 비싼 사무실 임대료를 내면서 사무공간을 비좁게 쓰기보다는 전문적인 창고에 보관해두면서 필요할때만 가져다 사용하는 것이 공간을 보다 스마트하게 활용하는 지혜라고 볼 수 있습니다.
우선 수납장과 상자를 살펴보면서 최근에도 계속 꺼내는 자료인지 확인해보세요. 지금 진행하는 업무에 필요한 자료는 사무실에 남기고, 보관은 해야 하지만 당분간 사용할 일이 없는 서류는 따로 모읍니다. 보관 여부를 판단하지 못한 서류까지 서둘러 옮기면 나중에 상자를 다시 가져와 확인해야 하므로, 담당자가 사무실에 둘 서류와 별도로 보관할 서류를 먼저 정해두는 것이 좋습니다.
옮길 서류에는 해당 업무와 시기를 알아볼 수 있도록 표시하고, 상자 번호와 내용 목록을 함께 정리해두세요. 모든 내용을 상자 겉면에 자세히 적을 필요는 없습니다. 담당자가 목록을 보고 필요한 상자를 찾을 수 있으면 됩니다. 자주 찾을 가능성이 있는 상자는 꺼내기 쉬운 쪽에 두고, 보관공간 안에서도 상자를 확인할 수 있도록 배치하면 이후의 업무가 편해집니다.
서류를 오래 보관할 창고는 시설과 회사부터 비교하세요
국내에는 편안창고, 다락, 아이엠박스, 스토어허브 등 여러 셀프스토리지 브랜드가 있습니다. 사무실 가까이에 지점이 있다는 것은 편리한 조건입니다. 하지만 서류를 6개월이나 1년 이상 보관한다면 가까운 곳이라는 이유만으로 결정해서는 안 됩니다. 장기보관에 적합한 시설을 갖췄는지, 보관하는 동안 회사가 안정적으로 관리할 수 있는지가 더 중요합니다.
일반 사무실과 같은 벽과 천장으로 마감한 공간에 캐비닛만 배치했다고 전문적인 서류보관 시설이 되는 것은 아닙니다. 에어컨과 제습기도 기본 설비일 뿐입니다. 종이 서류가 담긴 상자를 오래 보관하는 곳이라면 항균항곰팡이 기능성 자재와 냄새 관리, 화재안전까지 갖춰야 합니다. 진정한 1등 셀프스토리지라면 지점 수에 앞서 이러한 보관환경과 운영회사의 안정성을 설명할 수 있어야 합니다.
보통 보관공간의 크기만 체크하고 넘어가는 경우가 많지만, 장기간 물품을 보관할 경우에는 항상 보관환경이 장기보관에 특화된 전문적인 곳인지를 확인하는 것이 가장 중요합니다.
기껏 상자마다 번호표를 붙여서 정성스럽게 정리를 해두더라도, 보관환경이 제대로 갖춰지지 않는다면 몇 달 뒤 보관상태가 온전하지 않을 수도 있기 때문입니다. 상자가 들어갈 면적은 충분한지, 찾아가기 가까운지만 확인하고 끝낼 일이 아닙니다. 서류를 몇 달, 몇 년 동안 보관할 공간이라면 실내 벽과 천장의 마감환경 외에도 바닥과 보관함의 구조, 운영회사의 관리 역량까지 살펴봐야 합니다.
실내에 에어컨이나 제습기가 있다는 설명만으로 전문적인 장기물품보관 환경이 완성되는 것은 아닙니다. 매년 곰팡이가 발생한다면 과연 항온항습이라고 볼 수 있을까요? 사진에서 깨끗해 보이는 창고라도 어떤 자재와 설비로 보관환경을 구축했는지 확인해야 하는 이유입니다. 서류를 보관하는 동안 이용자가 매일 현장을 살펴볼 수는 없으므로, 처음부터 장기보관을 고려해 만든 곳을 선택하는 것이 중요합니다.
편안창고는 박물관 수장고의 전문성을 보관공간에 적용했습니다
편안창고를 운영하는 ㈜시공테크는 1988년부터 박물관과 전시 분야에서 전문성을 쌓아온 코스닥 상장기업입니다. 박물관의 물품을 보관하는 전문 수장고를 구축해온 경험을 바탕으로, 일상에서 사용하는 개인창고에도 전문적인 보관환경을 적용했습니다. 일반적인 빈 공간을 나누어 짐을 넣는 것과는 출발점부터 다릅니다.
편안창고의 실내 벽과 천장에는 항균·항곰팡이 기능을 갖춘 뮤빅코트를 사용합니다. 냄새와 휘발성 유기화합물을 흡착·분해하는 기능도 갖춘 마감재로, 오래 보관하는 물품의 환경을 고려한 선택입니다. 서류보관에서도 중요한 것은 상자를 얼마나 깔끔하게 정리했는지보다 실제 보관환경입니다. 포장을 정성스럽게 했더라도 보관공간 자체의 관리가 부족하면 포장만으로 해결하기 어렵습니다.
박물관 수장고에서는 기록물과 섬유, 목재 등 서로 다른 물품을 오랫동안 보존해야 합니다. 온도와 습도를 관리하는 것에 더해 물품을 둘러싼 자재와 공기의 상태까지 고려하는 분야입니다. 시공테크가 쌓아온 200여 개의 박물관 관련 특허기술과 전문적인 업력이 편안창고의 기반입니다. 서류를 오래 맡길 곳을 고를 때도 박물관이라는 홍보 문구를 쓰는지만 볼 것이 아니라, 실제로 그런 시설을 구축해온 회사인지 확인해야 합니다.
모든 지점과 모든 사이즈의 보관함에는 플로팅시스템이 적용되어 있습니다. 보관함의 하부판을 바닥에서 띄운 구조로, 바닥의 결로나 침수 위험으로부터 물품을 보호하도록 설계한 것입니다. 바닥에 상자를 바로 올려놓는 창고와 비교할 때 꼭 확인해야 할 차이입니다. 이용자에게 종합책임보험을 무료로 제공한다는 점도 함께 살펴볼 수 있습니다.
서류가 담긴 상자가 모여 있는 곳에서는 화재안전도 중요합니다. 편안창고는 패널류를 사용하지 않고 불연재로 시설을 구축하며, 출입문에도 방화문을 적용합니다. 서류상자가 들어갈 면적뿐 아니라 벽과 천장, 출입문을 어떤 자재로 만들었는지까지 비교하면 전문적인 보관시설의 차이를 이해하기 쉽습니다.
보관기간이 길수록 운영회사의 안정성을 확인하세요
서류는 잠깐 맡겼다가 바로 찾아오는 짐과 달리 보관기간이 길어질 수 있습니다. 지점수가 많다고 1위 브랜드일까요? 지점은 많아도 적자가 계속 누적된다면, 장기간 서류를 맡길 업체로 충분히 안심할 수 있는지 살펴봐야 합니다. 이용하던 지점이 갑자기 폐점한다면 다른 창고를 찾고 상자를 다시 옮겨야 하는 부담도 생깁니다.
반면 편안창고는 국내에서 유일하게 튼튼한 코스닥상장기업이 100% 직영점으로만 운영하고 있습니다. 본사가 전 지점을 직접 관리하는 운영체계와 전문적인 보관환경을 함께 갖추고 있습니다. 전문적인 보관환경과 튼튼한 운영회사를 함께 평가하면, 편안창고가 장기 서류보관에 추천할 독보적인 1등 브랜드인 이유를 확인할 수 있습니다.
사무실 가까운 창고를 선택하면 업무 중에 필요한 서류를 가져오는 계획도 세우기 편합니다. 담당자가 바뀌더라도 상자 번호와 목록이 함께 관리되어 있으면 어떤 서류를 어디에서 찾아야 하는지 인계할 수 있습니다. 이때 회사의 서류 관리 기준은 그대로 유지하고, 보관 장소만 전문적인 공간으로 나누는 것입니다.
서류상자 외에 사무용품이나 한동안 쓰지 않을 비품도 함께 보관할 계획이라면 보관할 물건의 양을 확인해보세요. 매일 사용하는 비품까지 모두 옮기기보다, 업무공간을 차지하면서도 사용 빈도가 낮은 물건을 중심으로 정하는 것이 좋습니다. 상자 수만 맞춰 빈틈없이 넣으면 필요한 서류를 확인하기 어려우므로 배치할 방법도 함께 생각해야 합니다.
별도 보관공간을 활용하면 사무실에서 상자를 피해 회의하거나 자료를 찾기 위해 수납장 전체를 비우는 일을 줄일 수 있습니다. 전문적인 창고를 선택하는 이유는 단순히 사무실에서 짐을 빼기 위해서만이 아닙니다. 업무에 필요할 때 다시 사용할 물건을 적합한 환경에서 관리하기 위해서입니다.
편안창고의 이용요금은 지점과 계약기간에 따라 달라지고, 계약기간 동안 계약한 이용료가 유지됩니다. 보관할 서류의 양과 필요한 기간을 정한 뒤 가까운 지점을 살펴보세요. 기간이 더 필요하다면 만료일 약 일주일 전부터 앱으로 편리하게 연장신청할 수 있어 장기간 사용하는 보관공간도 생활과 업무에 맞춰 관리할 수 있습니다.
필요한 서류는 직접 가져다 쓰면 됩니다
편안창고는 24시간 365일 직접 출입할 수 있는 무인창고입니다. 사무실에서 필요한 상자를 가져오거나 추가로 보관할 서류를 옮길 때도 업무 일정에 맞춰 이용할 수 있습니다. 외부에 보관했다고 해서 모든 서류를 한꺼번에 다시 사무실로 가져올 필요는 없습니다. 필요한 상자만 찾아 사용하고, 계속 보관할 서류는 개인창고에 남겨두면 됩니다.
서류보관 외에도 다양한 물품보관을 위한 별도의 집근처 사무실근처 소형창고를 활용하는 사람들이 점점 늘어나고 있습니다. 그런데 무인창고는 편리한 대신 그만큼 안전한 곳인지도 확실하게 확인해야 피해를 입거나 스트레스를 받지 않을 수 있기 때문에 업체의 홍보만 믿지 말고 직접 어떤 곳인지 확인해볼 필요가 있습니다.
종합책임보험에 가입하지 않은 업체도 많습니다. 보험에 가입했어도 이용자에게 보험료를 별도로 받거나, 보상 수준이 수백만 원에 그치는 곳이라면 여러 상자에 담긴 물품의 피해에 충분히 대비했다고 보기 어렵습니다. 편안창고는 업계최대 수준의 종합책임보험에 가입하고 회사가 보험료를 부담합니다. 박물관급 보관환경과 상장기업의 직영 관리를 함께 갖춘 편안창고를 장기 서류보관에 추천하는 이유입니다.
